Guardar todos los documentos en memorias usb personalizadas baratas ayuda a tener todos los archivos digitales ordenados ¿Cómo sería si todos los documentos y carpetas en su ordenador de repente se convirtieran en papel físico y archivadores? Muchos de nosotros nos estremeceríamos al pensarlo porque la verdad es que nuestros archivos son un desastre. Los profesionales de marketing lo tienen especialmente difícil cuando se trata del llamado "desorden digital". Entre múltiples revisiones de cada entregable y la necesidad constante de producir contenido nuevo, descubrir cómo organizar los materiales de marketing puede ser un gran desafío. Pero no es una colina imposible de escalar, y estas seis estrategias de organización pueden ayudarlo a hacerlo.

1. Desarrollar un sistema estándar de nomenclatura y formato de archivos.

Los sistemas de nomenclatura y formateo de archivos en todo el departamento (o incluso en toda la organización) son imprescindibles para garantizar que los activos de marketing sean accesibles. Si los colaboradores a menudo se quejan de que los archivos son difíciles de encontrar o tienen un formato incorrecto, podría ser el momento de ver los aspectos básicos, como:

Convenciones de nomenclatura de archivos.

Requisitos de formato Jerarquías de carpetas Designación de revisiones y versiones alternativas.

Cambiar un sistema como este lleva tiempo, así que intente comenzar lo antes posible.

Cuanto antes esté en funcionamiento su sistema de organización de materiales de marketing, antes obtendrá los beneficios.

2. Cree una lista de recursos de marketing de alta prioridad para organizarlos ahora mismo.

Hablando de líneas de tiempo, es inteligente crear una lista de archivos de alta prioridad para guiar los esfuerzos de su organización. La mayoría de los especialistas en marketing tienen una cantidad relativamente pequeña de activos a los que acceden una y otra vez, en un gran ejemplo de la regla 80-20 en el trabajo. Organizar activos de alta prioridad como estos suele ser la mejor manera de comenzar a progresar ahora: Guías de estilo de marca Vender hojas Fotos e ilustraciones importantes Plantillas de correo electrónico Guías de mensajería Documentos de formación.

3. Utilice unidades USB para crear paquetes de archivos listos para usar para conferencias, presentaciones y eventos.

Nadie quiere estar frenéticamente enviando correos electrónicos para obtener un permiso de Google Drive justo antes de una gran presentación en una conferencia. Además, ¡a veces no podrá contar con acceso a Internet en un evento o presentación! Ahí es cuando es fundamental tener los activos disponibles en un paquete conveniente en un medio de almacenamiento físico.

Tener en la oficina Memorias USB Personalizadas baratas facilita que cualquier persona cree su propio paquete de archivos altamente portátil según sea necesario. Alternativamente, puede asignar a un empleado o equipo para crear varias copias, especialmente antes de un gran evento. Ah, y si está entregando tarjetas USB con materiales de marketing para clientes potenciales en una conferencia, ¡asegúrese de que las unidades estén formateadas para facilitar su uso y acceso!

4. Asegúrese de que los archivos de cara al cliente sean fáciles de entender y acceder.

Confundir al cliente es lo último que quiere cualquier vendedor. Por eso es tan crucial asegurarse de que sus entregas y otros archivos de cara al cliente vengan en un paquete accesible. ¡Asegúrese de comunicarse con el cliente acerca de sus reglas de formato de archivo preferidas para que no cree desorden digital para el cliente! Recuerde que no todos los clientes pueden tener el mismo nivel de conocimientos técnicos. Si bien uno puede esperar que al menos todos sepan cómo usar una memoria usb, es posible que no todos los clientes estén familiarizados (por ejemplo) con la conversión de archivos .tif. Nuevamente, comuníquese con anticipación sobre cómo se entregarán y organizarán los archivos para que no tenga que luchar para corregir malentendidos más adelante.

5. No espere para organizar nuevos materiales.

Dejar archivos flotando en su escritorio o en su carpeta de Descargas es un camino seguro hacia el desorden. Tan pronto como obtenga esos archivos de diseño actualizados o la plataforma de lanzamiento terminada, guárdelos en la carpeta a la que pertenecen. Si no puede hacer esto rápidamente, podría significar que su sistema de archivos es innecesariamente complejo o necesita una renovación organizativa. ¿Es difícil saber a qué carpeta pertenece algo? ¿Requiere buscar profundamente en un directorio de archivos anidado? ¿Es constantemente necesario enviar un correo electrónico a alguien para acceder? Estos pequeños puntos de fricción pueden convertirse en una gran molestia.

6. Consolidar el proceso de desarrollo del material de marketing.

Cuando necesita verificar cinco plataformas diferentes como parte del proceso de desarrollo de marketing, hay mucho margen de error. Por lo tanto, cuanto más pueda consolidar los archivos de trabajo en una sola plataforma, más fácilmente podrá evitar errores y mantener la coherencia. Compruebe cómo se integran los archivos enviados a través de diferentes elementos de su flujo de trabajo y pregunte si hay formas de acercarlos. Considere plataformas como: aplicaciones de gestión de proyectos aplicaciones de chat Comentarios y sugerencias en los documentos aplicaciones de diseño colaborativo Correo electrónico

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